POLITIQUE EXTERNE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. Contexte
Le CALACS Entre Elles prend très au sérieux la protection et la gestion des renseignements personnels conformément à la Loi 25 du gouvernement du Québec. Cette politique externe de la protection des renseignements personnels a été adoptée par la collective le 27 mars 2024.
Le but de la présente politique est de faire part des mesures mises en place pour encadrer la gestion des renseignements personnels dans notre organisme.
2. Définitions importantes
Renseignement personnel
Un renseignement personnel représente tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.
Loi 25
La loi 25 sanctionnée en septembre 2022 est la loi sur la protection des renseignements personnels. En fait, il s’agit de la loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels qui apporte des modifications importantes à la loi sur le privé. Des changements concernant les droits et obligations vont intervenir progressivement en septembre 2022, septembre 2023 et septembre 2024.
3. Responsabilité de l’application de la politique
La responsable de la gestion administrative et des ressources financières du CALACS Entre Elles est responsable d’appliquer la présente politique.
Administrateur
Le CALACS Entre Elles, situé à Roberval, est l’administrateur de la protection des renseignements personnels.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le CALACS Entre Elles a nommé Jilly Desmarquis, responsable de la gestion administrative et des ressources financières de l’organisme, en tant que responsable de la protection et de l’administration des renseignements personnels.
Inventaire
Les renseignements personnels détenus par le CALACS Entre Elles sont : numéro de téléphone, adresse postale, adresse civique, prénom, nom, information bancaire, numéro assurance sociale, numéro d’assurance maladie, adresse courriel et date de naissance.
Destinataires
Le CALACS Entre Elles protège vos données dans un environnement sécurisé à l’accès et sous politique de confidentialité afin de protéger les données contre toute divulgation non autorisée afin de permettre que seules les personnes concernées aient accès à vos données. Les travailleuses du CALACS Entre Elles qui auront accès à vos données ont toutes signé un code de valeurs et d’éthique avec notre organisme. Le CALACS Entre Elles dispose également de différentes assurances responsabilité.
Le CALACS Entre Elles s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité parfaite, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet et différentes technologies.
Notre organisation donne également des accès à des tiers, tels que les fournisseurs de services informatiques (stockage d’information, technologie, etc.) pour permettre d’opérer quotidiennement. Ces fournisseurs tiers peuvent avoir accès aux données via le service qu’ils fournissent. Le CALACS Entre Elles a choisi ces tiers avec soin. Si vous avez des questions sur les tiers en question, vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Le CALACS Entre Elles ne partagera pas vos données avec les autorités locales ou les tribunaux, sauf si elle est tenue de le faire par la loi applicable, une ordonnance du tribunal ou une injonction juridiquement contraignante.
Le CALACS Entre Elles s’engage à ne pas commercialiser les renseignements collectés.
Période de conservation des données
Le CALACS Entre Elles conservera vos données pendant la durée où vous demeurez actif au sein de l’organisme. Actif comme membre, participant à une activité, partenaire, fournisseur, etc. Une fois cette relation terminée, le CALACS Entre Elles supprimera vos données, sauf si elle est légalement obligée de conserver des données telles que votre nom, vos factures, etc., conformément aux normes fiscales.
Exigence statutaire
Vous pouvez choisir de ne pas fournir vos renseignements personnels ou de fournir des données incomplètes. Cependant, vous devez savoir que cela peut entraîner que vous ne pourrez pas être en mesure de recevoir un service adéquat.
Vos droits
Vous pouvez contacter le CALACS Entre Elles par écrit ou par courriel à adresse courriel de la personne responsable de la protection des données afin d’exercer les droits suivants dans la mesure où vous y avez droit en vertu de la loi applicable:
- Vous pouvez accéder à vos données pour vérifier et examiner ces données;
- Vous pouvez demander une copie de vos données ;
- Vous pouvez exiger que le CALACS Entre Elles complète, corrige ou supprime vos données ; ou cesser ou restreindre la collecte, le traitement, l’utilisation ou la divulgation de vos données ; le droit de rectification comprend également le droit de compléter des données incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire;
- Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données ;
- Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance en rapport avec le traitement de vos données. Veuillez vous adresser à l’autorité compétente.
Responsabilité
Malgré toutes les mesures mises en place afin de protéger les données d’une personne, quand vous faites part d’un renseignement personnel au CALACS Entre Elles, vous dégagez le CALACS Entre Elles de toutes responsabilités professionnelles résultant de dommages, de défaillances, de pertes de données ou de pertes commerciales pouvant être causées, directement ou indirectement par le personnel de l’organisme CALACS Entre Elles, ses fournisseurs ou les équipements et systèmes informatiques.
Contact
Si vous avez des questions sur le traitement de vos données par le CALACS Entre Elles, veuillez contacter la responsable de la protection des renseignements personnels.
- Par courriel : [email protected]
- Par la poste : C.P. 161 Roberval (QC) G8H 2N6
Le CALACS Entre Elles se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment et s’engage à vous transmettre l’information électroniquement si un changement survient.
4. Remerciements
Nous tenons à remercier la CDC Domaine-du-Roy dont cette politique s’est fortement inspirée.
Adoptée par la collective le 27 mars 2024
